Hoe lang moet ik bonnen bewaren? De zevenjaars­bewaartermijn uitgelegd

Kort antwoord: in Nederland geldt voor uw administratie een bewaartermijn van zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Voor onroerende zaken en daarmee samenhangende rechten is dat tien jaar. Digitaal bewaren mag — en is in de praktijk vrijwel altijd beter dan een schoenendoos vol verbleekte kassabonnen.

1. Wat valt onder “administratie”

De zevenjaarsregel gaat veel verder dan een stapeltje bonnen. De Belastingdienst verwacht dat u alles bewaart wat nodig is om uw fiscale positie te bepalen. Denk aan:

• Verkoop- en inkoopfacturen.
• Bankafschriften (CAMT.053 / MT940 of de PDF’s van de bank).
• Bonnen voor contante aankopen en uitgaven.
• Contracten, offertes en orderbevestigingen.
• Urenstaten en projectadministratie — zeker als u het urencriterium claimt.
• Voorraadtellingen, loonadministratie, kilometerstaten.

E-mailcorrespondentie waarin een prijs, levering of contractuele afspraak vastligt, hoort er ook bij. Een terloopse mailbevestiging van een korting telt mee.

2. De zevenjaarstermijn in de praktijk

De termijn start aan het eind van het boekjaar. Een bon van 14 februari 2024 moet u bewaren tot en met 31 december 2031. Dat is geen zeven kalenderjaren vanaf de datum op de bon, maar het einde van het jaar plus zeven volle jaren.

De tienjaarstermijn geldt voor stukken die betrekking hebben op onroerende zaken en bepaalde btw-herzieningen op investeringsgoederen. Documentatie van panden, het herzieningsschema van btw op gebouwen en huurcontracten vallen in deze langere bucket.

3. Digitaal mag — onder voorwaarden

U mag papieren bonnen digitaliseren en de originelen weggooien, mits de digitale kopie:

• Een getrouwe, volledige reproductie is (een scherpe scan of foto).
• Leesbaar en raadpleegbaar blijft gedurende de hele bewaartermijn.
• Zo wordt bewaard dat ongedetecteerde wijzigingen niet mogelijk zijn (een onveranderbaar archief of versie-controlled cloud).
• Op verzoek getoond kan worden tijdens een controle door de Belastingdienst, op scherm of papier.

Thermische kassabonnen verbleken binnen enkele maanden — ze op de dag van aankoop scannen is de enige betrouwbare aanpak.

4. Aandachtspunten

• Pensioen- en personeelsgegevens: hiervoor gelden onder arbeids- en pensioenrecht langere termijnen, soms ver voorbij zeven jaar.
• AVG-spanning: bevat een stuk persoonsgegevens en is de fiscale termijn voorbij? Dan moet u de persoonsidentifiers verwijderen tenzij een andere wettelijke grondslag van toepassing is.
• Korte bedrijfsleven: bij staken van uw onderneming begint de termijn niet opnieuw. U bewaart de stukken zeven jaar vanaf het einde van het laatste actieve boekjaar.

5. Hoe doet Boekify dit?

Elke bon die u in Boekify scant, wordt versleuteld opgeslagen — met de originele afbeelding, de gelezen regels en de inboekdatum. Een jaareinde verandert daar niets aan: bon en boeking blijven gekoppeld, niets wordt verwijderd zonder uw opdracht. Het exportpakket voor een controle is één bestand: bonnen, facturen, bankafschriften en de boekingen die ernaar verwijzen, geïndexeerd per jaar. Dat geeft u een verdedigbaar digitaal archief zonder dat u het de week vóór de inspectie alsnog moet opbouwen.